Er gaat veel geld zitten in medische middelen en medische technologie. Zeker in financieel moeilijker tijden is het aantrekkelijk om bij de inkoop vooral te letten op standaard producten, zodat je een zo laag mogelijke prijs moet betalen. En inkoop van standaard producten betekent ook dat je minder tijd zult besteden aan de specificatie van wat je wilt hebben, het liefst bij de leveranciers die al aan je leveren. Minder tijd is minder kosten.

Maar zoals altijd blijkt goedkoop weer uit te lopen op duurkoop. In een recente uitspraak van de rechtbank Midden Nederland over de aanbesteding van medische hulpmiddelen door een groot ziekenhuis is aangegeven dat deze aanbesteding voor expliciet omschreven standaardproducten, waar niet vanaf geweken mocht worden, niet toegestaan is. Het argument van het betreffende ziekenhuis om het zo te doen is het verlagen van de kosten van de aan te schaffen hulpmiddelen en het verlagen van de kosten die samenhangen met het specificeren van de aanbesteding. De rechter heeft de argumentatie van het betreffende ziekenhuis afgewezen en aangegeven dat de door het ziekenhuis gekozen werkwijze niet de enige mogelijke werkwijze is om het doel van kostenbesparing te bereiken. De rechter heeft aangegeven dat een aanbesteding gebaseerd moet zijn op een functionele omschrijving van de aan te schaffen middelen¹.

In veiligheidskritische sectoren, zoals de procesindustrie, is het juist gebruikelijk om goed na te denken over wat je wilt hebben, hoe dat moet functioneren en welke invloed dat kan of mag hebben op de huidige werkprocessen. Er wordt gekeken naar incidenten of bijna-incidenten, er wordt nagedacht over de toekomstige procesoptimalisaties en wenselijke innovaties. Vervolgens wordt een concept opgesteld voor de toekomstige operationele processen beschreven, en wordt ingegaan op welke rol mensen krijgen en welke rol de aan te schaffen middelen en technologie moet vervullen. Dit mondt uit in een (functioneel) programma van eisen dat vervolgens aanbesteed wordt volgens de wettelijke aanbestedingsregels. Drijfveren voor de procesindustrie om het zo te doen is het verhogen van de output of verhogen van de kwaliteit, het behouden of verbeteren van de veiligheid met als ultiem doel een optimale prijs-prestatie verhouding. Dat is net even anders dan het je puur richten op verlaging van de kosten.

Volgens mij is de gezondheidszorg ook veiligheidskritisch. De werkwijze in de procesindustrie kost in de aanloop van een aanbesteding meer tijd, het kan inderdaad een complex proces zijn om je bewust te worden van waar je naar toe wilt op het gebied van kwaliteit en veiligheid en hoe dat dan verwoord moet worden in de aanbesteding. Maar het biedt ook een fantastische kans om te verbeteren, zowel op het gebied van prestaties als op het gebied van kosten, mogelijk met verrassende aanbiedingen van leveranciers die je positief kunnen verbazen. Onze werkwijze vanuit het vakgebied van human factors past naadloos op de wens tot structureel verbeteren van prestatie en veiligheid tegen aanvaardbare kosten. Ik nodig u graag uit voor een gesprek en een kop koffie.

1. http://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:RBMNE:2015:4685

4 december 2015 – door ir Melcher Zeilstra EurErg